L’assemblée générale ordinaire doit être organisée dans les 6 mois qui suivent la date de clôture de l’exercice comptable. 

Voici quelques étapes à ne pas manquer 

Étape 1 : Relis les statuts de ton association pour vérifier : la manière de convoquer tes adhérents (mail ou courrier), le délai de prévenance avant l’AG, le quorum pour le jour J… 

Étape 2 : Définis la date en accord avec les membres de ton Conseil d’Administration ou au minimum du bureau afin qu’ils puissent être présents le jour J.

Étape 3 : Prépares l’ordre du jour. Il doit être joint à la convocation ainsi que les pièces justificatives. Envois les invitations aux adhérents. Si ton association reçois des subventions de collectivités ou de l’État, n’oublies pas d’inviter leurs représentants.

Étape 4 : Fais émarger les présents. Ce document permet de prouver le respect des règles de quorum. N’hésitez pas à leur proposer en amont de donner leur procuration à un autre membre. 

Étape 5 : Fais voter les résolutions. Penses également à notifier dans le compte-rendu de l’AG les résultats des votes. Concernant la forme du vote (vote à main levée, à scrutin secret ou encore un vote en ligne via un système sécurisé), il faut une nouvelle fois se reporter aux statuts d’où l’importance de l’étape 1 ! 

Étape 6 : Une fois l’Assemblée Générale terminée, il est indispensable de réaliser le procès verbal. Si des résolutions importantes ont été prises (modification de l’objet, du siège social ou encore de la composition du CA), il est nécessaire de déclarer ces modifications. Cette procédure peut se faire désormais entièrement en ligne sur le site du service public.