La vie de président ou présidente d’association sportive est souvent passionnante et gratifiante, mais elle peut également devenir extrêmement stressante et exigeante mentalement. Entre l’organisation des événements (assemblée générale, sortie collective, compétition…), la gestion des membres qui se plaignent, les obligations administratives et la poursuite des objectifs, il n’est pas rare de se sentir submergé.

Explorerons ensemble, quelques stratégies pratiques pour vous aider à gérer votre charge mentale au quotidien.

1. Définir des Priorités

La première étape est de définir des priorités claires. Organiser dans le même mois, l’assemblée générale du club, l’ouverture de 3 nouveaux créneaux pour les enfants, l’embauche de 2 apprentis et la refonte du site internet du club… c’est peut-être un peu trop ?

C’est vous le pilote du navire, identifiez les objectifs les plus importants pour votre association sportive et concentrez vos efforts sur ceux-ci. Évitez de disperser votre énergie dans trop de directions à la fois. Cela permettra de simplifier les décisions et de réduire le stress lié à la gestion quotidienne.

2. Déléguer

La délégation est une compétence essentielle. Assignez des responsabilités spécifiques à des membres de confiance au sein de votre équipe. Libérez-vous des tâches administratives qui vous coutent du temps ou de la charge émotionnelle. Le suivi des heures de vos salariés ne vous passionne pas, voir vous colle des boutons, déléguez cette tâche à un autre membre du conseil d’administration. Le président ne doit pas être le seul à s’occuper des tâches administratives de l’association. Cela permettra non seulement de réduire votre charge mentale, mais aussi d’encourager le développement des compétences au sein de l’association. Et n’oubliez pas, il existe de nombreuses formations prises en charge financièrement pour les bénévoles.

3. Établir des Procédures

Oui mais voilà, pour déléguer efficacement, il faut avoir établi la procédure en amont. Mais au fait, c’est quoi une procédure? C’est tout simplement lister les étapes pour la réalisation d’une tâche. Et même si ce n’est pas pour déléguer, écrire la procédure permet de gagner du temps lorsque vous devez effectuer une tâche une ou deux fois par an et qu’entre temps, vous avez bien sur oublié comment il fallait faire. Les 2 premières procédures que j’ai écrites : comment faire une demande de prise en charge sur le site de l’AFDAS (opérateur de compétence dans le champ du sport) et déposer une facture pour la collectivité sur chorus pro. Croyez-moi dès que j’avais ces tâches là effectuer j’avais une forte tendance à les procrastiner. J’en étais malade à l’avance. Et c’est dommage parce que c’est quand même deux tâches qui me permettaient de récupérer des financements ! Maintenant que les procédures sont écrites, j’ai presque du plaisir à le faire !

4. Automatiser

La mise en place de procédures peut considérablement soulager votre charge mentale. Et c’est surtout indispensable pour ensuite automatiser certaines tâches. Utilisez des outils numériques pour automatiser les processus répétitifs, permettant ainsi un gain de temps et une réduction du stress. Un exemple d’automatisation dans mon association, lorsqu’un entraîneur rempli un questionnaire (google form) pour demander un remboursement de frais de déplacement. Je reçois automatiquement un mail avec le pdf m’indiquant que je dois effectuer ce virement. Et en parallèle le fichier pdf avec les justificatifs de péage s’est enregistré dans mon google drive et me servira comme pièce comptable.

5. Établir des Limites Claires

Apprenez à dire non lorsque cela est nécessaire et établissez des limites claires. Si chaque demande ou projet supplémentaire met en péril votre bien-être mental, il est essentiel de savoir décliner certaines opportunités ou alors de trouver d’autres ressources au sein du club pour s’en charger.

6. Favoriser la Communication Ouverte

La communication ouverte est la clé d’une gestion efficace. Encouragez un environnement où les membres de l’association peuvent partager leurs idées, poser des questions et exprimer leurs préoccupations. Et on ne limite pas çà à une fois par an lors de l’assemblée générale. Une communication transparente réduit le poids mental lié à la gestion des conflits potentiels et favorise un sentiment de collaboration au sein de l’équipe. Ce qui m’a beaucoup aidé, ce sont les petits points du mardi matin. On se limite à 1h maximum, caméra non obligatoire, tous les entraineurs et membres du conseil d’administration y sont conviés, on règle en direct les petits problèmes d’organisation ou on partage les résultats des différentes équipes du week-end précédent. Et vous savez ce qui a découlé de cette organisation, tout n’est plus centralisé par moi. Et c’est beaucoup plus efficace pour favoriser les prises d’initiatives.

7. Planifier des Moments de Réflexion

Prenez le temps de réfléchir régulièrement sur vos actions et sur la direction de l’association. Ces moments de réflexion permettent de maintenir une perspective claire et d’ajuster les stratégies. Trop souvent, les dirigeants sont surchargés par la gestion du quotidien, et n’ont plus le temps ni les ressources cognitives pour réfléchir aux grandes transformations de l’association. Désormais je me planifie une tâche par mois pour faire grandir l’association : rédiger une nouvelle procédure, revoir le projet associatif, automatiser une tâche… Même si c’est au détriment d’une tâche administrative du quotidien. Croyez-moi c’est une stratégie payante sur le long terme.

8. Apprendre de l’Expérience des Autres

Ne sous-estimez pas le pouvoir de l’apprentissage par l’expérience des autres. Établissez des connexions avec d’autres présidents d’associations sportives, participez à des forums ou des événements de réseautage. Les conseils et les histoires partagées peuvent offrir des perspectives précieuses sur la manière de gérer efficacement votre association. Régulièrement, je prend le café avec le Président du club de Volley féminin de ma commune, on partage nos problématiques et surtout nos solutions !

Donner de son temps pour les autres doit-être un plaisir, l’objectif n’est pas de passer la main dans quelques années en étant fatigué, lassé par le monde associatif. Une autre association autour de vous aura surement encore besoin de vous. Prenez soin de vous.