Les réunions de bureau ou de conseil d’administration ont un rôle essentiel dans la gestion et la prise de décision au sein d’une association. Cependant, si elles ne sont pas bien organisées, elles peuvent rapidement devenir inefficaces et chronophages. Voici quelques pistes pour vous aider à organiser efficacement vos réunions :

1. Planifiez à l’avance :

Fixez une date et une heure convenable pour la réunion et informez tous les membres du bureau à l’avance. Assurez-vous de choisir un moment où la plupart des membres peuvent être présents. Afin de permettre à chacun de se rendre disponible, il peut-être intéressant de planifier pour l’année les dates de réunion ou de se fixer un rendez-vous régulier, le premier mardi de chaque mois par exemple.

2. Établissez un ordre du jour clair :

Déterminez les sujets qui seront abordés lors de la réunion et élaborez un ordre du jour détaillé. N’hésitez pas à le partager avant la réunion pour que chacun puisse préparer cette réunion. Vous pouvez partager également les documents supports en amont.

3. Limitez la durée de la réunion :

Fixez une durée maximale pour la réunion et respectez-la. Au delà d’1h00/1h30, vous risquez de perdre en concentration. Limitez-vous aux sujets essentiels et évitez de vous égarer dans des discussions non pertinentes, surtout lorsqu’elle ne concerne pas toutes les personnes présentes. Si un sujet de discussion dépasse 15 minutes c’est qu’une réunion spécifique sur le sujet doit-être planifiée.

4. Assignez des rôles et des responsabilités :

Désignez un animateur de réunion chargé de faciliter les échanges et de veiller au respect de l’ordre du jour. Attribuez également des rôles spécifiques à chaque membre, comme le secrétaire chargé de prendre des notes ou le responsable du suivi des actions à entreprendre.

5. Encouragez la participation de tous :

Favorisez un environnement inclusif où chaque membre du bureau peut s’exprimer librement. Encouragez la participation en posant des questions ouvertes et en valorisant les contributions de chacun. Établissez des règles de conduite claires pour les réunions, telles que le respect du temps de parole, l’écoute active et le respect des opinions divergentes.

6. Soyez efficace dans la prise de décision :

Adoptez des méthodes de prise de décision efficaces, telles que le consensus ou le vote à la majorité, pour éviter les retards et les conflits.

7. Documentez les discussions et les décisions :

Assignez à un membre de la réunion la responsabilité de prendre des notes. Mon astuce, c’est de préparer à partir de l’ordre du jour le compte-rendu de réunion. Je note tous les points qui seront abordés et le résumé de ce que l’on va aborder. Il ne reste ensuite plus qu’à compléter à partir des échanges.

8. Listez ensuite les actions :

Assurez-vous de faire un suivi des actions convenues lors de la réunion et de responsabiliser tous les membres pour la mise en œuvre. Fixez des échéances claires et établissez un système de suivi pour vérifier la progression des actions. En général lors de la réunion suivante, je reprends la liste pour vérifier que tout a été réalisé.

9. Alternez la visio et le présentiel :

Les 2 formats ont leurs avantages et leurs inconvénients, leurs adeptes et leurs détracteurs. Un bon compromis, alterner les 2 pour combiner efficacité et convivialité.

Que l’on soit bénévole ou non, notre temps est précieux. Une réunion courte et efficace, vous permettra de gagner du temps, pour le moment de convivialité qui suivra !