Comment suivre son budget et ranger ses factures ?

Le suivi des factures et du budget est important pour une gestion efficace et transparente d’une association sportive. Le jour où mon experte comptable m’a raconté que certaines associations lui remettaient en fin de saison une caisse pleine de factures à trier, ranger et affecter j’ai failli m’étrangler !

Comme pour ses finances personnelles, si l’on veut pouvoir développer des projets (un stage pour ses adhérent, l’achat d’un minibus, évoluer dans la division supérieur) il est impératif de suivre très régulièrement les comptes de l’association. Voici donc quelques étapes que je vous propose pour assurer un suivi des factures et du budget :

1. Utiliser un outil de gestion financière approprié

Première étape, on choisit son outil. Et là c’est vraiment un choix personnel. Pour ma part à la création de l’association j’avais acheté un super logiciel de comptabilité. Je l’ai ouvert, je n’ai rien compris, je l’ai refermé et j’ai utilisé excel. 10 ans plus tard ce logiciel est obsolète et n’a donc jamais servi car je suis encore sous excel. Je me suis par contre entourée d’une experte comptable.

2. Établir un processus de gestion des factures

Les procédures, c’est la base. En résumé, il faut décider quand une facture arrive qu’est ce qu’on en fait ? et qui le fait ? Allez je vous explique comment je m’organise. Pour commencer j’ai un fichier excel et 12 dossiers pour y ranger les factures (un dossier par mois)

Etape 1 : Exporter mon relevé bancaire

Deux fois par mois, je me rend sur le site internet de la banque et j’exporte le fichier qui correspond à mon relevé bancaire. Pas la version pdf bien sur, mais la version .csv ou .xls pour ensuite copier et coller les données dans mon tableau excel. Je repars bien sur de ma dernière ligne exportée la fois précédente.

Dans ce tableau j’y ai ajouté quelques colonnes supplémentaires. La première c’est un numéro, il s’agit tout simplement du numéro de ma pièce comptable. Je commence à 1 et je termine certaines saisons à 800 ou 900. Autant de numéro que de lignes bancaires sur une saison.

Je rajoute également mes catégorie et sous catégories, le mois et le montant en valeur absolue du débit et du crédit).

Etape 2 : Affecter chaque ligne à une facture.

Je reporte donc le numéro de la ligne sur ma facture. Soit cette facture est numérique et je renomme le fichier avec le numéro de la facture et je la glisse dans le mois concerné. Soit elle est en papier, je note dessus le numéro et j’ai ensuite un classeur avec 12 feuilles plastiques pour glisser dans chaque mois les factures correspondantes. Je colorie ensuite la case du numéro de facture en vert. Cela me permet ensuite avec un filtre couleur de retrouver les factures pour lesquelles je n’ai pas rangé le justificatif.

Etape 3 : Catégoriser chaque ligne de compte

J’ai donc rajouté des colonnes pour catégoriser les dépenses et les recettes. En général j’ai des catégories et des sous catégories, voir même des sous sous catégories si l’on veut être précis. Par exemple Natation Artistique / hébergement / compétition N2 avenir.

Dans l’idéal, définir en début de saison les catégories et sous catégories et garder les mêmes chaque année pour comparer. Vous pouvez également choisir de respecter le plan comptable. Pour ma part, je ne trouve pas çà très explicite pour vraiment suivre les évolutions de budget et parce que notre experte-comptable le fait ensuite. Je privilégie donc un suivi analytique

3. Suivre les dépenses dans chaque catégorie

A partir de ce tableau, je génère dans un deuxième onglet un tableau croisé dynamique. Dans les lignes, je met mes catégories et sous catégories et en valeur, ma colonne valeur absolue. J’ai à côté un tableau excel relié à cette base de donnée. Ce qui me permet d’un simple coup d’oeil de voir ou j’en suite dans chaque catégorie et de comparer avec le budget prévisionnel.

Et à la fin de la saison, j’envoie toutes ces données à l’experte-comptable qui vérifie beaucoup plus rapidement les données financières.

Quelques astuces pour gagner encore plus de temps :

Vous pouvez automatiser certaines tâches, comme par exemple, dès qu’une facture de votre opérateur téléphonique arrive dans la boite mail, la pièce jointe est automatiquement enregistrée dans les factures à classer.

Vous pouvez également réaliser ce suivi sur un espace partagé, ce qui vous permet de déléguer à une autre personne l’affectation des numéros de factures ou de catégoriser les lignes financières les plus simples (les paiements récurrents par exemple).

Voilà donc une manière de suivre les comptes, il en existe pleins d’autres. Le plus important est de le faire régulièrement pour suivre de manière précise les données financières et éviter les mauvaises surprises !

PS : Petite parenthèse, on oublie cette expression de gestion des comptes de l’association “en bon père de famille”. En 2024, les mères de famille gèrent aussi très bien les comptes !