Avant le départ du dirigeant

• Lister toutes les missions et responsabilités : Gestion administrative, relation avec les élus, dossier de subvention, gestion financière, organisation des événements, communication, suivi des bénévoles. Pour ma part j’ai un grand tableau de bord sur un tableur dans lequel je référence toutes les actions à faire pour la gestion de l’association et à côté qui s’occupe de cette tâche.
• Transmettre toutes les fiches de procédure. Savoir qui fait quoi c’est bien, mais si en plus on peut transmettre la démarche pour réaliser une tâche c’est encore mieux. Cela permet de gagner beaucoup de temps pour la personne qui reprend les missions/
• Préparer des fiches de contact. Transmettre un document avec la liste des contacts de tous les partenaires institutionnels, fédéraux, privés etc…
• Transmettre un planning des échanges annuel. L nouveau dirigeant va avoir besoin de quelques semaines voir quelques mois pour s’approprier toutes ses nouvelles missions. Et ce serait dommage de rater l’échéance de la demande de subventonannuelle auprès de la collectivité. Aussi, un planning avec les principales échéances annuelles peut être intéressant (période d’exercice comptable, demandes de subventions, période d’ouverture des inscriptions, période d’engagement sportif auprès de la fédération…).

Lors de la passation

• Organiser une réunion avec le nouveau dirigeant, les autres membres du bureau et, si possible, un ancien dirigeant.
• Faire un tour complet des dossiers en cours.
• Expliquer les outils utilisés (logiciels de compta, outils de communication).

Après la passation

• Prévoir une période pendant laquelle l’ancien dirigeant reste disponible pour répondre aux questions.
• Annoncer officiellement le changement à tous les adhérents, partenaires et institutions. C’est pourquoi il est important d’avoir des adresses mails génériques pour l’association (l’adresse mail n’est pas rattachée au nom d’une personne, mais au nom de l’association). Cela permet aux partenaires de l’association de pouvoir toujours contacter l’association même en cas de dirigeants. Dans l’idéal, cette adresse courriel n’est pas reliées à un fournisseur internet. afin d’éviter la perte de l’adresse courriel lorsque l’on change de fournisseur.

Si tu veux que je t’aide dans toutes ces démarches, n’hésites pas à me contacter.