La communication interne est déterminante dans toute organisation, y compris au sein de votre association. Une communication efficace favorise les échanges entre les bénévoles et éventuels salariés. Et si elle est bien organisée, elle doit faire gagner du temps et surtout diminuer la charge mentale des dirigeants.e.s les plus investis dans l’association. Voici quelques stratégies pour vous aider à optimiser la communication interne au sein de votre association :

1. Établissez des canaux de communication clairs.
Créez des canaux de communication dédiés, tels que des groupes de discussion en ligne, des forums ou des plateformes de messagerie instantanée, où les membres peuvent échanger des informations et collaborer facilement. Par contre, fixez vous des règles en amont, comme par exemple le contenu des messages. On se contente d’échanger sur la gestion de l’association, pas de ses dernière vacances.

2. Utilisez la technologie à bon escient.
Il existe désormais pleins d’outils technologiques pour vous faire gagner du temps tels que les applications mobiles, les logiciels de gestion des membres ou les plateformes de collaboration en ligne, pour faciliter la communication et le partage d’informations. Pour ma part, j’utilise un logiciel d’inscription qui me permet également d’envoyer des messages ou lancer des sondages. Vous avez également de nombreuses application pour gérer par exemple les présences lors des matchs ou des entrainements. Ce qui permet aux entraineurs de gagner beaucoup de temps et évite la gestion de très très nombreux messages de présence ou d’absence.

3. Communiquez de manière proactive
Assurez-vous de communiquer régulièrement avec les membres en partageant des actualités, des mises à jour et des rappels d’événements. Adoptez une approche proactive en anticipant les besoins en communication et en fournissant les informations nécessaires avant qu’elles ne soient demandées.

4. Favorisez la transparence
Cultivez un environnement de transparence où les informations sont partagées ouvertement et librement. Encouragez les membres à poser des questions et à exprimer leurs préoccupations sans crainte de jugement.

5. Impliquez les membres dans la prise de décision.
 Sollicitez activement les opinions et les idées des membres lors de la prise de décision. Organisez des sondages, des réunions participatives ou des groupes de travail pour recueillir les retours d’expérience et les suggestions d’amélioration. Si vous souhaitez que de nouveaux bénévoles s’investissent ou vous déchargent de certaines tâches, il faut les impliquer.

6. Organisez des réunions régulières.
 Planifiez des réunions périodiques où les membres peuvent se réunir en personne ou en ligne pour discuter des progrès, des défis et des objectifs de l’association. Ces réunions offrent une occasion précieuse de renforcer les liens et d’aligner les efforts vers un objectif commun. Pour ma part c’est ce qui a le mieux fonctionné. Le fait de se réunir une fois par semaines tous ensemble (dirigeants et salariés) a permis une résolution de problèmes sans besoin de mon intervention.

7. Écoutez activement.
Soyez à l’écoute des besoins, des préoccupations et des idées des membres. Faites preuve d’empathie et de compréhension lorsque vous répondez à leurs préoccupations, et assurez-vous de prendre des mesures appropriées pour y répondre.

8. Fournissez des ressources et des informations utiles.
 Assurez-vous que les membres ont accès à toutes les ressources et informations dont ils ont besoin pour remplir leurs responsabilités et contribuer efficacement à l’association. Lorsque toutes les informations sont détenues par une seule personne, ou centralisées sur un seul ordinateur, la circulation des informations et compliquée et la personne concernée, souvent le ou la président.r va être très sollicitée.
Pour ma part, j’ai créé un espace sur l’outil notion ou les membres concernés peuvent retrouver toutes les procédures, les informations administratives, les mails types, la charte graphique du club etc… J’ai également un espace Drive dans lequel j’ai créé des dossiers (administratif/ communication / sportif…) et j’affecte les droits selon les personnes concernées (entraineurs, membres du bureaux, stagiaires…).

9. Célébrez les réussites collectives : Reconnaître et célébrer les réussites collectives renforce le sentiment d’appartenance et la motivation des membres. Organisez des événements spéciaux, des moments de convivialité. C’est d’ailleurs souvent dans ces moments là, que les nouvelles idées émergent que de nouveaux membres acceptent de s’impliquer.

10. Évaluez régulièrement l’efficacité de la communication.
Comme pour chaque projet, chaque routine, il est important de prendre le temps d’évaluer et d’ajuster régulièrement l’efficacité vos stratégies.

On ne le dira jamais assez, mais le plus difficile dans une organisation, c’est la gestion de l’humain. A mon sens, plus c’est organisé en amont, plus on s’évite des petits dysfonctionnements, qui peuvent devenir sur le long terme des irritants et favoriser le départ de certains et certaines de nos bénévoles.